Wohnungsübergabe ohne Streit: Worauf Vermieter und Mieter achten sollten

Ob Einzug oder Auszug: Bei der Wohnungsübergabe geht die Verantwortung für die Räume von einer Seite auf die andere über. Was an diesem Tag festgehalten wird, entscheidet oft darüber, ob es später Streit um Schäden, Renovierung oder die Kaution gibt. Mit guter Vorbereitung und einem sauberen Protokoll ist die Übergabe meist in einer Stunde erledigt – und beide Seiten haben Klarheit.

Aus unserer Arbeit als Immobilienmakler im Kreis Viersen kennen wir die Punkte, an denen es am häufigsten hakt. Hier sind sie – für Vermieter ebenso wie für Mieter.

Termin und Vorbereitung

Eine gemeinsame Übergabe schreibt das Gesetz nicht vor, sie ist aber dringend zu empfehlen. Vereinbaren Sie den Termin frühzeitig und möglichst bei Tageslicht: Kratzer im Parkett oder Flecken an der Wand sieht man dann deutlich besser. Gehen Sie jeden Raum gemeinsam durch, auch Keller, Dachboden, Garage, Stellplatz und Garten, soweit sie mitvermietet sind.

• Unterlagen mitbringen: Mietvertrag und – beim Auszug – das Einzugsprotokoll. Es zeigt, welche Mängel schon vorhanden waren.
• Werkzeug für die Dokumentation: Protokollvordruck, Stift, Smartphone mit Kamera, bei Bedarf eine Taschenlampe.
• Geräumte Wohnung: Beim Auszug sollten alle Möbel entfernt und vereinbarte Arbeiten erledigt sein. Sonst lässt sich der Zustand kaum beurteilen.
• Vertretung regeln: Wer nicht selbst kommen kann, schickt eine Vertrauensperson mit schriftlicher Vollmacht.

Zustand und Mängel dokumentieren

Das Übergabeprotokoll ist das wichtigste Dokument des Tages. Halten Sie Raum für Raum fest, in welchem Zustand Wände, Decken, Böden, Fenster, Türen, Sanitärobjekte und Einbauten sind. Beschreiben Sie Mängel so genau wie möglich: nicht „Boden beschädigt“, sondern „Parkett im Wohnzimmer vor dem Fenster, zwei Kratzer, etwa 10 cm lang“.

Ergänzen Sie das Protokoll um Fotos, auf denen Datum und Uhrzeit erkennbar sind. Je Raum eine Übersichtsaufnahme und dazu Nahaufnahmen der Mängel reichen in der Regel aus. Am Ende unterschreiben beide Seiten, und jede Seite erhält ein Exemplar.

Was im unterschriebenen Protokoll steht, hat später großes Gewicht. Vermieter sollten deshalb jeden erkennbaren Mangel eintragen, denn was dort fehlt, lässt sich im Nachhinein nur schwer geltend machen. Mieter wiederum sollten nichts unterschreiben, was sie für falsch halten – ein Vermerk „Mieter sieht das anders“ ist jederzeit möglich. Vermieter haben außerdem eine Frist im Blick zu behalten: Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren nach § 548 BGB in sechs Monaten ab Rückgabe.

Zählerstände und Schlüssel

Notieren Sie alle Zählerstände mit der jeweiligen Zählernummer: Strom, Gas, Wasser (kalt und warm) und, falls vorhanden, die Heizkostenverteiler an den Heizkörpern. Ein Foto jedes Zählers beugt Missverständnissen vor. Mieter mit eigenem Strom- oder Gasvertrag melden den Auszug mit diesen Werten beim Versorger; Vermieter brauchen sie für die Betriebskostenabrechnung.

Bei den Schlüsseln zählt jedes Stück: Haus-, Wohnungs-, Keller-, Briefkasten- und Garagenschlüssel, Transponder und Fernbedienungen. Tragen Sie Art und Anzahl ins Protokoll ein. Auch selbst nachgemachte Schlüssel gehören zurück. Fehlt ein Schlüssel, kann der Vermieter Ersatz verlangen. Die Kosten für eine komplette neue Schließanlage muss der Mieter nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs aber nur tragen, wenn die Anlage tatsächlich ausgetauscht wird – und auch dann kommt es auf den Einzelfall an.

Schönheitsreparaturen: Muss der Mieter renovieren?

Nach dem Gesetz ist grundsätzlich der Vermieter für Schönheitsreparaturen zuständig. Viele Mietverträge übertragen sie per Formularklausel auf den Mieter. Der Bundesgerichtshof hat jedoch zahlreiche solcher Klauseln für unwirksam erklärt, zum Beispiel:

• starre Fristenpläne („Küche und Bad alle drei Jahre“), die den tatsächlichen Zustand nicht berücksichtigen,
• Klauseln, die beim Auszug eine Renovierung unabhängig vom Zustand der Wohnung verlangen,
• Quotenabgeltungsklauseln, nach denen der Mieter anteilige Renovierungskosten zahlen soll,
• die Übertragung der Schönheitsreparaturen, wenn die Wohnung unrenoviert übergeben wurde und der Mieter dafür keinen angemessenen Ausgleich erhalten hat.

Ist die Klausel unwirksam, muss der Mieter in der Regel nicht renovieren. Ob das im eigenen Vertrag so ist, lässt sich nur im Einzelfall beurteilen – im Zweifel helfen Mieterverein, Haus & Grund oder ein Fachanwalt für Mietrecht. Unabhängig davon gilt: Schäden, die über die normale Abnutzung hinausgehen, muss der Mieter ersetzen. Und „besenrein“ bedeutet nach dem Bundesgerichtshof nur, dass grobe Verschmutzungen beseitigt und die Räume gefegt sind.

Kaution: Wann kommt das Geld zurück?

Die Mietkaution darf höchstens drei Monatsmieten ohne Betriebskosten betragen, und die Zinsen stehen dem Mieter zu (§ 551 BGB). Nach dem Auszug rechnet der Vermieter über die Kaution ab und zahlt sie zurück, soweit ihm keine Ansprüche mehr zustehen. Eine feste gesetzliche Frist dafür gibt es nicht. Die Gerichte gestehen dem Vermieter eine angemessene Prüfungsfrist zu, die oft mit bis zu sechs Monaten angesetzt wird – je nach Einzelfall auch kürzer oder länger.

Steht noch eine Betriebskostenabrechnung aus und ist eine Nachzahlung zu erwarten, darf der Vermieter nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs einen angemessenen Teil der Kaution bis zur Abrechnung zurückbehalten. Für beide Seiten gilt: Je vollständiger das Protokoll, desto schneller die Abrechnung. Sind keine Schäden notiert und alle Schlüssel zurück, spricht wenig dagegen, den Großteil der Kaution zügig auszuzahlen.

Rauchmelder und Ummeldung

Rauchwarnmelder in NRW

In Nordrhein-Westfalen schreibt § 47 der Landesbauordnung Rauchwarnmelder in Schlafräumen, Kinderzimmern und in Fluren vor, über die Rettungswege aus Aufenthaltsräumen führen. Für den Einbau ist der Eigentümer verantwortlich. Die Betriebsbereitschaft muss der unmittelbare Besitzer sicherstellen – in einer Mietwohnung also meist der Mieter –, sofern der Eigentümer diese Pflicht nicht selbst übernimmt. Bei der Übergabe lohnt ein kurzer Test mit dem Prüfknopf; Anzahl, Standort und Funktion gehören ins Protokoll.

Ummeldung und Wohnungsgeberbestätigung

Wer einzieht, muss sich innerhalb von zwei Wochen bei der Meldebehörde anmelden. Dafür braucht er eine Wohnungsgeberbestätigung des Vermieters mit Name und Anschrift des Vermieters, Einzugsdatum, Wohnungsanschrift und den Namen der einziehenden Personen (§§ 17 und 19 Bundesmeldegesetz). Vermieter bringen das Formular am besten gleich zur Übergabe mit. Abmelden muss sich beim Auszug nur, wer keine neue Wohnung im Inland bezieht.

Typische Streitpunkte – und wie Sie sie vermeiden

• Dübellöcher: In üblicher Zahl gehören sie in der Regel zum vertragsgemäßen Gebrauch. Was darüber hinausgeht, sollte vor dem Termin fachgerecht verschlossen werden.
• Kräftige Wandfarben: Wer selbst ungewöhnlich bunt gestrichen hat, sollte die Wände vor der Rückgabe wieder in einem hellen, neutralen Ton streichen – sonst drohen Ersatzansprüche.
• Einbauten und Umbauten: Was der Mieter eingebaut oder verändert hat, muss er grundsätzlich zurückbauen, wenn nichts anderes vereinbart ist. Übernimmt der Nachmieter etwa die Küche, gehört das schriftlich ins Protokoll.
• Abnutzung oder Schaden: Normale Gebrauchsspuren wie Laufwege im Teppich muss der Mieter nicht ersetzen, Brandflecken, Wasserschäden oder ein gesprungenes Waschbecken dagegen schon.
• Schimmel: Hier sollte zuerst die Ursache geklärt werden – liegt es am Gebäude oder am Heizen und Lüften? Erst dann lässt sich über Kosten sprechen.

Viele dieser Fragen lassen sich schon beim Einzug entschärfen: Ein genaues Einzugsprotokoll ist die beste Grundlage für einen entspannten Auszug. Vermieter, die gerade einen neuen Mieter suchen, finden in unserem Beitrag Wie Vermieter Bewerber auswählen weitere Hinweise.

Checkliste für die Wohnungsübergabe

• Termin bei Tageslicht vereinbaren und ausreichend Zeit einplanen
• Mietvertrag, Einzugsprotokoll und Protokollvordruck mitbringen
• Alle Räume begehen, auch Keller, Dachboden, Garage und Außenbereich
• Mängel konkret beschreiben und mit Datum fotografieren
• Zählerstände mit Zählernummer notieren und fotografieren
• Schlüssel nach Art und Anzahl zählen und eintragen
• Rauchwarnmelder mit dem Prüfknopf testen
• Absprachen schriftlich festhalten, zum Beispiel Nacharbeiten mit Frist oder die Übernahme von Möbeln
• Neue Anschrift des Mieters und Bankverbindung für die Kaution notieren
• Protokoll von beiden Seiten unterschreiben lassen, je ein Exemplar
• Beim Einzug: Wohnungsgeberbestätigung aushändigen

Unterstützung bei der Übergabe

Gerade wenn Vermieter weiter entfernt wohnen oder es schon vor dem Auszug Unstimmigkeiten gab, hilft ein ruhiger, sachkundiger Blick von außen. Ob und wie wir Sie bei einer Wohnungsübergabe im Kreis Viersen unterstützen können, besprechen wir gern persönlich – vereinbaren Sie dafür einfach einen Termin. Aktuelle Mietangebote und weitere Vorlagen für Vermieter und Mieter finden Sie auf unserer Seite Immobilien mieten.

Stand: September 2026. Dieser Beitrag gibt eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.